Comment nous avons organisé un jobdating virtuel

Chez Wooz’up, nous avons le plaisir d’accompagner chaque année l’ITII Alsace et le Pôle Formation UIMM Alsace dans l’organisation de leur événement phare : le Job Dating des futurs apprentis ingénieurs. Et ce, chaque mois de mai depuis 4 ans, qu’il pleuve ou qu’il vente (c’est d’ailleurs souvent le cas).  

Cette rencontre, entre candidats futurs apprentis ingénieurs et de nombreux recruteurs issus du secteur de l’industrie, est LE rendez-vous immanquable pour chacun pour façonner son avenir. Et puis, il y a eu l’annonce du confinement. C’est une bonne situation ça, scribe ?   

Le questionnement était le suivant : fallait-il tout annuler en attendant des jours meilleurs ? Pour Wooz’up, la solution était évidente : le Job Dating devait avoir lieu en virtuel. On vous propose d’en découvrir un peu plus sur les rouages d’une initiative inédite : preuve qu’en période difficile, passer au digital permet de rebondir intelligemment.  

Définir le champ d’action

Pour bien comprendre les besoins et les moyens déployés pour l’organisation de cette journée, rappelons pour qui devait se dessiner cette opportunité digitale taillée sur-mesure : le Pôle Formation UIMM Alsace, qui possède quatre centres de formation en Alsace à Colmar, Strasbourg, Mulhouse et Reichshoffen et l’ITII Alsace (Institut des techniques d’ingénieur de l’industrie). Cette dernière structure forme des ingénieurs par alternance en partenariat avec des écoles comme l’INSA et Télécom Physique, à Strasbourg, le CNAM Grand Est et l’ENSISA, à Mulhouse. Vous voyez l’idée. 

En face d’eux, des recruteurs et des industries toutes plus intéressantes les unes que les autres : PSA, Siemens, Clemessy, Safran, Mercedes, Spie ou encore Hager Group… du beau monde à la recherche de leurs pépites de demain.  

Après 3 éditions réussies et plébiscitées aussi bien par les professionnels que les étudiants, il nous fallait mettre la barre encore plus haut pour s’assurer que ce soit un succès. Qui dit nouveau format, dit aussi prise de risque… 

En face d’eux, des recruteurs et des industries toutes plus intéressantes les unes que les autres : PSA, Siemens, Clemessy, Safran, Mercedes, Spie ou encore Hager Group… du beau monde à la recherche de leurs pépites de demain.  

Après 3 éditions réussies et plébiscitées aussi bien par les professionnels que les étudiants, il nous fallait mettre la barre encore plus haut pour s’assurer que ce soit un succès. Qui dit nouveau format, dit aussi prise de risque… 

Comment nous nous y sommes pris

Un Job Dating, c’est d’abord des rencontres. Une journée placée sous le signe du contact humain. En l’espace d’un mois -dès l’annonce du confinement- nous avons revu notre organisation à la sauce express afin de développer LA plateforme capable d’accueillir plusieurs centaines de personnes en même temps et de les faire se rencontrer de façon fluide. Le tout avec une deadline rapprochée : fin mai.  

Ironie du sort, le thème prévu était basé sur celui des Jeux Olympiques qui devaient avoir lieu cet été. Plus que jamais, « the show must go on ! ». Un signe pour la suite ? Des centaines de lignes de code plus tard, une plateforme d’accueil aux couleurs de l’ITII Alsace et des JO voyait le jour. Pour y rassembler le maximum de candidats possible, le ballet des emailings a pu débuter, non sans succès : près de 200 jeunes ont pu s’inscrire afin de passer leurs entretiens et récolter toutes les informations nécessaires pour le jour J.  

Du côté des recruteurs, une première prise en main de la plateforme leur a été proposée en amont afin d’éviter tout désagrément le moment venu ! 

Un défi technique de taille ! Il nous fallait tout d’abord dénicher la perle rare parmi toutes les solutions de visio du marché. 

Nous avons sélectionné une jeune société française qui nous a permis de penser le déroulement de la journée de façon quasi-normale.

Le but était de créer des « salles » en ligne, dans lesquelles les différents intervenants de la journée pourraient échanger.  

Le jour J

Le jeudi 28 mai, tout était prêt pour un accueil dématérialisé.  

La journée ne devait pas se contenter de faire se rencontrer étudiants et recruteurs. Des ateliers interactifs étaient également au programme pour apporter des clés de compréhension aux étudiants : comment soigner sa réputation en ligne, comment optimiser son cv ou encore se mettre en valeur pendant l’entretien d’embauche… le tout sous la houlette de professionnels aguerris.  

Le succès de la journée reposait avant tout sur l’engagement des jeunes comme des recruteurs. Comme « dans la vraie vie », le défi consistait à leur proposer de passer un entretien avec leur future entreprise potentielle et de décrocher leur apprentissage pour la rentrée. En y rajoutant une barrière : celle de l’écran, qui rapproche autant qu’elle éloigne. 

Comment assurer une communication fluide en n’étant pas en face à face ? Comment passer outre les traditionnels problèmes de connexion ? Evidemment, le début de journée a connu son lot de couacs techniques bien vite réglés, laissant place à une fluidité incroyable. 

Le déroulé de la journée

Un webinar de bienvenue a permis d’accueillir chacun et de lui donner les grandes lignes de la journée, tout en lançant le mouvement.  

Chaque participant avait préalablement reçu un mail lui expliquant le déroulé de la journée, ainsi qu’un lien pour s’inscrire et réserver un créneau avec l’entreprise de son choix.  

Toute la journée, les candidats disposaient donc de 10 minutes pour se vendre ! Un laps de temps très court, qui demande de savoir aller à l’essentiel. Malgré la difficulté, les étudiants ont répondu présents avec encore plus de succès que l’an dernier.  

Pendant les moments de creux, chacun était libre d’accéder aux ateliers en ligne proposés à intervalle régulier afin de ne pas laisser de temps mort.  

Vers 17h, clap de fin pour cette journée marathon. Le tout pour un nombre d’entretiens total de 790 sur une seule plateforme. Passer au digital leur aura réellement permis de briser la glace ! 

Un bilan ultra positif

Le fait de ne pas avoir à se déplacer physiquement semble avoir conquis les étudiants comme les professionnels. Selon un sondage effectué par l’ITII Alsace, 76 % des entreprises souhaitent un nouveau Job Dating virtuel !   

Quant au succès de cette première édition virtuelle, les chiffres sont là pour le démontrer. 

  2019 2020
Nombre d’étudiants   120 191
Nombre de recruteurs   110 99
Nombre d’entreprises présentes   12 50
Postes à pourvoir   70 110

Et effectivement, il semble bien que l’édition de l’année prochaine se calquera à nouveau sur ce schéma virtuel.  

Tout un modèle construit sur-mesure et pensé dans la précipitation sans lésiner pour autant sur la qualité : le confinement a eu la conséquence positive de nous obliger à nous renouveler et à penser le quotidien autrement au travers de nouveaux outils digitaux. Oser, toujours plus. 

Du côté des jeunes, l’enthousiasme est tout aussi présent : les entretiens par visioconférence permettent d’éliminer un peu de stress et de maintenir le contact humain tout autant que leurs perspectives de trouver un apprentissage pour la rentrée 2020. 

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Morale de l’histoire

Le digital permet à de nombreuses entreprises de ne pas être victime de la crise actuelle, mais de reprendre tous leurs enjeux en main pour ne plus rien subir. Si vous aussi, vous aimez vous lancer des défis, ou simplement que les circonstances actuelles nécessitent un renouveau au sein de votre structure … Contactez Wooz’up !

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